Politica de confidențialitate - ContractAuto (acteautogratis.ro)

Acest document explică ce date colectăm prin acteautogratis.ro, de ce, cât timp le păstrăm, cine altcineva le vede și ce drepturi aveți. Serviciul generează contracte de vânzare-cumpărare pentru vehicule și e gratuit.

1. Cine suntem

Operatorul de date pentru acteautogratis.ro este PALANTIR ADVISORY S.R.L., cu sediul social în Str. Amurgului nr. 138/1, camera 2, sat Balotești, comuna Balotești, județul Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J2026031636003, CUI 54690600.

Pentru orice cerere legată de datele dumneavoastră personale, ne puteți contacta la andrei.gabriel.ghiorghiu@gmail.com.

2. Ce date colectăm și de ce

a) Datele dumneavoastră și ale celeilalte persoane implicate în tranzacție (vânzător și cumpărător): nume, CNP, serie și număr de carte de identitate, adresă de domiciliu completă, email, telefon.

Le colectăm fie prin completare manuală, fie prin citirea automată a fotografiei cărții de identitate pe care o încărcați. Sunt necesare pentru că formularul oficial ITL 054 (contractul de vânzare-cumpărare) le cere pe toate, prin lege, pentru ambele părți ale tranzacției.

Temei legal. Nu e același pentru toată lumea, pentru că în formular apar datele a două persoane, iar de obicei doar una dintre ele stă în fața ecranului.

• Datele dumneavoastră, ale celui care folosește serviciul: le prelucrăm pentru executarea contractului pe care îl încheiați cu noi în momentul în care acceptați Termenii și condițiile și ne cereți să generăm documentul - art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul general privind protecția datelor. Codul numeric personal are un regim special în legislația românească, însă art. 4 alin. (1) din Legea nr. 190/2018 permite prelucrarea lui în oricare dintre situațiile prevăzute la art. 6 alin. (1) din Regulament, deci și pe acest temei.
• Datele celeilalte părți din tranzacție, atunci când nu ea completează formularul: le prelucrăm în temeiul interesului legitim - art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulament. Interesul legitim, spus concret: contractul de vânzare-cumpărare este prin natura lui un document bilateral, iar formularul oficial ITL 054 cere datele complete ale ambelor părți. Nu putem produce documentul cerut fără ele. Aceasta nu vă răpește niciun drept: puteți oricând să vă opuneți prelucrării și să cereți ștergerea (punctele 5 și 6).

Pentru codul numeric personal prelucrat în temeiul interesului legitim, art. 4 alin. (2) din Legea nr. 190/2018 ne impune garanții suplimentare. Le declarăm aici, ca să le puteți verifica:

• a) măsuri tehnice și organizatorice pentru minimizarea datelor și pentru securitatea și confidențialitatea lor, conform art. 32 din Regulament - datele care identifică direct o persoană sunt păstrate în formă cifrată și se decifrează pe o singură cale, cea care reface documentul (vezi punctul 3);
• b) desemnarea unui responsabil cu protecția datelor, în condițiile art. 10 din aceeași lege;
• c) termene de stocare și de revizuire, descrise integral la punctul 4;
• d) instruirea periodică a persoanelor care, sub autoritatea noastră, prelucrează aceste date.

Atenție, situație specifică: de multe ori, o singură persoană completează datele ambelor părți implicate în tranzacție - inclusiv CNP-ul și adresa celeilalte persoane, din poza cărții ei de identitate. Dacă introduceți datele altcuiva în acest formular, sunteți dumneavoastră cel care trebuie să vă asigurați că persoana respectivă știe și e de acord ca datele ei să fie introduse aici și trimise pe emailul ei, în scopul generării acestui contract.

b) Datele despre vehicul: marcă, model, an, serie de șasiu (VIN), număr de înmatriculare, serie motor, numărul cărții de identitate a vehiculului și alte date tehnice. Necesare pentru completarea contractului. Nu sunt, de regulă, date cu caracter personal, dar VIN-ul și numărul de înmatriculare pot fi asociate cu proprietarul, motiv pentru care le tratăm cu aceleași măsuri de protecție ca datele dumneavoastră de identificare (vezi punctul 4).

c) Prețul și data/locul tranzacției: necesare pentru contract.

d) Fotografiile actelor de identitate, ale talonului și ale cărții de identitate a vehiculului: folosite o singură dată, pentru a citi automat datele de pe ele. Nu le păstrăm pe serverele noastre. Pentru a le citi, le trimitem către un furnizor de inteligență artificială - în mod implicit, Anthropic (modelul Claude); dacă acesta nu e disponibil, către OpenAI. Odată ce datele sunt extrase și afișate în formular, fotografia nu mai este stocată de aplicația noastră.

Cât timp păstrează acești furnizori imaginea, la rândul lor. Am verificat în documentația lor oficială, la data ultimei actualizări a acestei politici:

• Anthropic șterge automat intrările și ieșirile transmise prin interfața sa de programare în termen de 30 de zile de la primire sau generare. Excepție: dacă un conținut este semnalat automat ca posibilă încălcare a politicii de utilizare, poate fi păstrat până la 2 ani, iar scorurile interne de clasificare până la 7 ani. Datele transmise prin interfața de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor fără acordul expres al clientului.
• OpenAI păstrează jurnalele generate pentru monitorizarea abuzurilor până la 30 de zile, cu excepția cazurilor în care o păstrare mai lungă este impusă de lege sau necesară pentru protejarea serviciului. Datele transmise prin interfața de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor decât dacă clientul optează explicit pentru asta.

Nu avem încheiat cu niciunul dintre acești furnizori un acord de tip „păstrare zero" (zero data retention), care există, dar se acordă pe bază de contract separat. Prin urmare, fotografia actului dumneavoastră poate exista pe serverele furnizorului cel mult 30 de zile de la trimitere, în condițiile de mai sus. Dacă acești termeni se schimbă, actualizăm acest paragraf și data de la începutul documentului.

e) Date tehnice de utilizare: un identificator de sesiune generat aleator în browser-ul dumneavoastră (nu e un cookie care vă urmărește pe termen lung) și informații despre în ce pas al formularului vă aflați. Nu conțin nume, CNP sau alte date de identificare directă.

3. Cine mai vede datele dumneavoastră

• Cealaltă parte a contractului (vânzătorul, dacă dumneavoastră sunteți cumpărătorul, sau invers): primește, prin email, o copie a contractului complet, care conține și datele dumneavoastră (nume, CNP, adresă, telefon, email). Așa funcționează orice contract bilateral - ambele părți trebuie să apară pe același document.
• Resend (furnizorul prin care trimitem emailurile cu contractul atașat) - vede conținutul emailului și adresele destinatarilor, ca parte a serviciului de livrare.
• Anthropic sau OpenAI - furnizorii de inteligență artificială folosiți pentru citirea automată a documentelor încărcate (vezi punctul 2.d).
• Vercel Inc. - furnizorul de găzduire pe care rulează site-ul. Prin natura găzduirii, are acces tehnic la datele care trec prin server în timpul procesării unei cereri.
• Supabase - baza noastră de date, găzduită în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania). Datele descrise la punctul 2 sunt salvate acolo: cele care vă identifică direct (nume, CNP, serie și număr de act, adresă, email, telefon, VIN, număr de înmatriculare) în formă cifrată, citibilă doar de sistemul nostru, exclusiv în momentul în care e nevoie să regenerăm documentul dumneavoastră. Restul (județ, atributele vehiculului, prețul, data) e păstrat necifrat.

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră către nimeni în scop de marketing al unor terți. Dacă vom transmite vreodată datele dumneavoastră unui partener extern (de exemplu un broker de asigurări), acest lucru se va întâmpla exclusiv dacă ați consimțit explicit, numind acel partener concret, într-un mesaj separat de cel de azi - un consimțământ dat acum nu acoperă un partener care nu exista la momentul acordului.

4. Cât timp păstrăm datele

Nu stabilim un termen fix după care ștergem automat datele, ci un criteriu. Regulamentul general privind protecția datelor prevede, la art. 13 alin. (2) lit. a), că vă comunicăm fie perioada pentru care vor fi stocate datele, fie, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă. La noi se aplică a doua variantă. Iată criteriul și motivul lui, fără ocolișuri.

Criteriul: păstrăm datele atât timp cât documentul generat mai poate fi necesar ca dovadă a tranzacției. Contractul de vânzare-cumpărare este titlul prin care cumpărătorul dovedește că a devenit proprietarul vehiculului. Nevoia de a-l putea reface sau retrimite nu se stinge la o dată previzibilă: dreptul la acțiunea în revendicare a proprietății este imprescriptibil (art. 563 alin. (2) din Codul civil), iar un act de proprietate vă poate fi cerut oricând, de dumneavoastră sau de o instituție, la mulți ani după tranzacție. De aceea nu vă putem promite cinstit un anumit număr de zile: orice termen pe care l-am fixa ar fi ales arbitrar și v-ar putea lăsa fără dovadă exact în momentul în care aveți nevoie de ea.

Ce revizuim și când. Cel puțin o dată la 3 ani verificăm, pe fiecare categorie de date, dacă păstrarea mai este necesară pentru scopul de mai sus, și ștergem ce nu mai este. Această revizuire periodică e o obligație pe care ne-o asumăm și în temeiul art. 4 alin. (2) lit. c) din Legea nr. 190/2018, pentru codul numeric personal prelucrat în temeiul interesului legitim (vezi punctul 2.a).

Ce nu păstrăm deloc: fotografiile actelor, dincolo de procesarea imediată descrisă la punctul 2.d, și fișierul PDF al contractului. PDF-ul nu îl păstrăm ca fișier pe serverele noastre - există doar în emailurile trimise vânzătorului și cumpărătorului, în inboxul fiecăruia, și poate fi refăcut din datele salvate dacă e nevoie de o retrimitere.

Ce nu depinde de nimic din cele de mai sus: puteți cere oricând ștergerea datelor dumneavoastră, iar cererea se execută integral - vezi punctul 5. Faptul că am ales un criteriu în loc de un termen fix nu vă îngustează cu nimic acest drept și nu îl amână.

5. Dreptul de a cere ștergerea datelor

Puteți cere oricând ștergerea datelor dumneavoastră, scriindu-ne la adresa de la punctul 1. Ștergerea acoperă contractele în care apăreți ca vânzător sau cumpărător, orice înregistrare făcută în scopul de a vă contacta cu oferte, dacă există una, și anulează identitatea dumneavoastră din dovezile de consimțământ păstrate - fără însă a șterge complet urma că un consimțământ a existat, la ce dată și cu ce text, pentru că avem și obligația de a putea dovedi cum am obținut acordurile date în trecut.

Notă onestă: dacă cereți ștergerea unui contract în care ați fost, de exemplu, vânzător, se șterge întregul rând, inclusiv datele celeilalte părți din acel contract - pentru că cele două seturi de date trăiesc pe același document și nu putem separa un CNP dintr-un bloc cifrat fără să riscăm să stricăm restul. Nu avem nicio obligație de a păstra datele celeilalte părți mai departe decât ale dumneavoastră.

6. Drepturile dumneavoastră, complet

Conform GDPR, aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere (vezi punctul 5), restricționare a prelucrării, portabilitate a datelor și dreptul de a vă opune prelucrării, precum și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro).

Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, ne puteți contacta la adresa de la punctul 1.

Pentru condițiile de utilizare a serviciului, vedeți Termenii și condițiile.